График за автоматично генериране на документи

<<< Назад към Спомагателни дейности

СтартИнвойс предоставя улеснение за фирмите осъществяващи дейност с периодичен характер (напр. абонаментно обслужване), като към всеки документ може да бъде създаден график за автоматично създаване на копие на документа с нова дата и номер. Например ако фирмата осъществява абонаментно компютърно обслужване, GPS наблюдение, медицинско обслужване и т.н. и е договорено месечно разплащане на тези дейности с фиксирана стойност, като се пуска фактура на 1-во число от всеки календарен месец, то е достатъчно да бъде пусната само първата фактура към съответния клиент и след това да бъде настроен график за нейното копирани и изпращане всяко 1-во число на месеца. Това се осъществява от екрана за печат на документ, който се визуализира при запис:

В полето Период се определя периодичността на създаване на документа, която може да е всеки ден, всеки месец, всяка седмица, всяко тримесечие, всяко полугодие или всяка година. В полето ден от периода се изписва номера по ред на деня от указания период, в който да бъде създаден документ. Например ако е указан период "всеки месец", може да бъдат използвани дните от 1 до 28 (трябва да се внимава с указването на 29,30 и 31 число, защото даден месец може да няма такъв ден), а ако трябва да се генерира документ в последния ден от периода, то не се изписва число, а от падащия списък в дясно от полето се избира "последен ден". За седмични периоди понеделник е 1, а неделя е 7, а за тримесечни, полугодишни и годишни се отброяват дните от началото на периода.

Документите се създават и изпращат (ако има указан мейл) в 8 часа сутринта на съответния ден.

След създаването на график за автоматично изпращане в меню документи->въведени документ срещу съответния документ се визуализира статус - автоматична задача . От бутона за редакция на същия екран автоматичната задача може да бъде отменена.

При генерирането на новия документ автоматичната задача на стария се отменя и на новогенерирания документ се активира нова автоматична задача за следващия период.

В документите, на които се активира график е удобно използването на Макроси при печат, което дава възможност въпреки автоматичното създаване, всеки документ да бъде персонализиран, като в текста пише например "Абонамент по договор за месец Юни, 2011 г.".