Въвеждане на фактура

<<< Назад към Въвеждане на документи

СтартИнвойс позволява въвеждането на голям брой видове документи, но основния потребителите го ползват за фактуриране. Въвеждането на фактура се разделя условно на 3 части:

Въвеждане на нов контрагент от самия документ

Въвеждането на нов контрагент в системата директно от документ се извършва като се попълнят съответните полета (име,ЕИК(булстат),ддс номер, град и адрес). Ако бъде попълнен ЕИК на българско юридическо лице регистрирано по ЗДДС всички непопълнени данни се попълват автоматично от регистъра по ЗДДС, така че ние съветваме потребителите да въвеждат първо ЕИК, въпреки, че полето се намира след полето за име на фирмата.

Когато бъде въвеждано чуждестранно лице и в полето за ДДС номер бъде написан номер, който започва с префикс на страна член на ЕС, СтартИнвойс се свързва с Европейската система за ДДС (VIES) и отправя запитване към нея в реално време за валидността на този номер. При негативен отговор в горната част на екрана за въвеждане на фактура се визуализира предупреждение, че номера не е намерен във VIES регистъра на ЕС.

При въвеждане на документ задължително е въвеждането и на Представител - физическото лице получаващо документ/стоката/услугата. При въвеждане на получатели СтартИнвойс ги записва в списъка с представители на съответната фирма и в бъдеще те могат да бъдат избирани вместо да се въвеждат отново.

Ако документът ще бъде изпращан по електронна поща задължително е въвеждането и на електронен адрес. Той ще бъде записан в данните на контрагента и ще бъде ползван при следващо избирана на този контрагент. Ако трябва фактурата да бъде изпратена на повече от един адрес СтартИнвойс очаква да въведете всички адреси разделени с точка и запетая (;) или запетая (,).

Въвеждане на допълнителни данни към фактурата

Допълнителните данни към фактурата са позиционирани в дясно от панела с данни за контрагента и включват банкова сметка, дата на данъчното събитие, начин на плащане и т.н. Трябва да се има предвид че при въвеждане на фактура за продажби (приходна фактура) банковата сметка, която се избира се попълва предварително от профила на акаунта и е банковата сметка на издателя на фактурата, т.е. нашата банкова сметка. При въвеждане на фактура за доставка, системата очаква да бъде избрана или въведена банкова сметка на доставчика. Ако в падащия за избор на сметка няма нито един елемент, то се очаква да бъде въведено наименование на банката, банков код (BIC) и номер на сметка (IBAN). Ако бъде въведен познат на системата IBAN, BIC кода се попълва автоматично.(повече информация за Банкови сметки...) Датата на данъчното събитие се попълва автоматично след избор на дата на документа и обикновено съвпада с нея, но в редки случаи на отчитане на минали събития (напр. периодични сметки заплащани след изтичане на периода) се попълва датата от последния ден на периода, в който е възникнало събитието, респ. задължението за плащане на ДДС.

Въвеждане на стоки и/или услуги в редовете на документа

Въвеждането на стоки и услуги в документите на СтартИнвойс се извършва по няколко начина. Най-често използвания е въвеждане на нова стока директно в документа. Това се реализира като в падащия списък директно започне да се изписва наименованието на стоката/услугата след което в следващите полета (това е важно) се избере вида на артикула (стока/услуга) и неговата мярка. Въвеждането на вида на артикула определя дали за него ще бъде изчислявана наличност или не. Тези две полета се попълват автоматично от системата при избор на стар артикул и имат значение само при въвеждане на нов такъв. Въведените през документ артикули се класифицират в основната група на артикулите и допълнително могат да бъдат преместени в конкретна група чрез влачене и пускане с мишката в меню списъци->стоки и услуги.

В списъци -> стоки и услуги, могат да бъдат редактирани вече въведени артикули като редакциите се отразяват и във всички издадени до момента (стари) документи. От тази номенклатура могат да бъдат създавани и нови елементи, както и към тях да бъде прикачвана снимка.

Допълнителна информация

В документите на СтартИнвойс, които формират задължения и вземания може да бъде указвана директно в документа и сума, която е платена към момента на издаване на документа, като това спестява бъдещо отразяване на Плащания по документи. Освен това преди финализиране на документа, може да бъде избрана и различна от стандартната Печатна форма на документ, което се отразява при визуализацията на документа като PDF. След записа на документ, ако той участва във верига документи СтартИнвойс предлага неговото автоматично наследяване (преобразуване) в документ от друг вид - напр. издаване на стокова разписка по фактура, или издаване на фактура по проформа фактура или издаване на проформа фактура по стокова разписка - всичко това е Наследяване на документи